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Description
DESCRIPTIF DU POSTE :
Le/la titulaire du poste devra élaborer et mettre à jour les plans de passation des marchés des Projets, veiller au classement et à l’archivage des dossiers d’achats, participer aux divers dépouillements et suivre la mise en œuvre du plan des achats. En outre, Il/elle rédigera les dossiers de consultations et les différents contrats en vue de la livraison de biens, la réalisation de travaux et services dans le respect des plans d’activités.
Les connaissances et expériences antérieures lui permettront d’anticiper et de gérer les besoins et difficultés liés à la gestion des approvisionnements en appliquant les principes de gestion vertueuse, d’intégrité, de transparence.
RESPONSABILITES :
Le/la chargé/e des achats sera chargé(e) de :
- Contribuer à assurer la conformité avec les principes, normes et politiques des achats de CRS, les réglementations des bailleurs de fonds et les exigences statutaires locales.
- Travailler en coordination avec divers départements pour élaborer et tenir à jour un plan d’achats avec toutes les exigences de quantité, de qualité et de livraison pour les biens et les services et fournit des informations sur les prix pour aider les gestionnaires des budgets dans la préparation des budgets.
- Coordonner le processus d’approvisionnement et réalise des activités diverses pour aider à garantir l’optimisation des ressources : recherche et analyse de marché, estimation des coûts, documents de demande, facilitation du processus d’appel d’offres, identification et recherche des fournisseurs, évaluation de la qualité et de la disponibilité des biens, négociation, préparation de contrats/bons de commande et d’autres documents.
- Communiquer avec d’autres employés des achats et diverses unités des programmes et des opérations pour coordonner et suivre la livraison et la réception des biens/services et tenir tout le monde au courant de la situation ; collecte des informations pour confirmer que les biens/services fournis sont ce qui a été commandé, dans les bonnes quantités et selon la qualité demandée, qu’ils arrivent à temps et au bon prix.
- Tenir la correspondance et maintient un contact constant avec les fournisseurs pour suivre l’exécution des modalités contractuelles, gère les problèmes qui peuvent se poser et suit la performance des fournisseurs et en fait des rapports, en notant les problèmes et/ou les insuffisances réels et/ou potentiels et aider à la modification des contrats ou bons de commande.
- Maintenir la transparence dans le département des achats en garantissant une documentation complète, exacte et à jour de tous les processus d’achats, dossiers des fournisseurs, base de données des achats et de l’inventaire, afin d’aider au contrôle et à la redevabilité, et prépare les rapports et facilite la récupération des documents.
TACHES SPECIFIQUES
Suivant chaque opération, les détails de tâches spécifiques pourront être identifiés dans les Tableaux de description des responsabilités (RACI) du guide de gestion de la Chaine d’Approvisionnement de CRS.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES :
Études et expérience
- BAC+3 en Gestion des Marchés Publics, Gestion des Approvisionnements, en Administration ou tout diplôme similaire ;
- Une ou des certifications professionnelles en passation des marchés seront des atouts importants ;
- Expérience professionnelle d’au moins trois (3) années en gestion des approvisionnements ;
- Bonne connaissance des réglementations de divers bailleurs de fonds (par ex. USAID, UE, ONU) pour les achats ;
- Connaissance des réglementations internationales et nationales pour les achats et des conditions du marché local ;
- Une bonne connaissance de la législation, de la réglementation et des procédures administratives et financières en matière de commerce national et international ;
- Une maîtrise du français et de l’anglais et de bonnes capacités rédactionnelles.
- Solide connaissance des termes des contrats et capacité avérée de négocier les termes et les accords et de maintenir des réseaux avec les fournisseurs.
- Expérience en gestion du personnel et capacités favorables à un environnement d’apprentissage.
- Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint). Expérience des systèmes de gestion des bases de données (par ex. MS Access) fortement souhaitée.
Compétences personnelles
- Solides compétences en planification, coordination, priorisation et gestion du temps
- Bonnes compétences analytiques avec la capacité de porter des jugements indépendants et de prendre des décisions
- Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique
- Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
- Solides compétences en négociation, communication et gestion des relations.
- Disponible à voyager fréquemment dans la partie nord du Benin notamment à Kandi
Principales relations de travail :
Supervision : Néant
Interne : Equipe de la chaine d’Approvisionnement de CRS, Finances, HoOps, les équipes des Programmes, Auditeur Interne.
Externe : Prestataires et Partenaires de CRS